Procuration en Espagne : gardez le contrôle de votre situation à l'étranger

Évitez à tout prix de donner une autorité générale ! Voici une liste d'exemples de procurations :

Depuis 2023, la loi espagnole autorise la notarisation numérique sous certaines conditions. L'article 0 autorise certaines procédures notariales par visioconférence, à condition de se trouver en Espagne et de détenir un certificat numérique espagnol valide (par exemple, FNMT, DNIe). Suivez les informations de l'article 1.

L'article 2 prend en charge la vérification d'identité et la signature électronique. Si de nombreuses tâches quotidiennes peuvent être traitées à distance, l'enregistrement des biens ou des successions nécessite souvent encore une signature en personne.

Si vous êtes en Espagne :

1. Choisissez le actions à déléguer.
2. Choisissez représentant de confiance.
3. Signez devant un notaire (en personne ou par vidéo).
4. Obtenez copies certifiées conformes.
5. Enregistrez-vous auprès des autorités compétentes.

Si vous êtes à l’étranger :

1. Rédigez un document bilingue avec des pouvoirs clairs.
2. Signez devant un notaire près de chez vous ou au consulat d'Espagne.
3. Légaliser le document avec une apostille ou un sceau consulaire.
4. Si le document n’est pas en espagnol, le traduire en espagnol par un traducteur assermenté
5. Envoyez le document original par courrier à votre agent de confiance en Espagne pour enregistrement.

L'enregistrement de votre procuration dans les systèmes électroniques espagnols simplifie le processus : votre mandataire n'a pas besoin de soumettre à nouveau les documents originaux.

• Registre de l'Agencia Tributaria↗: Vous pouvez enregistrer des procurations pour les déclarations et notifications fiscales à l'aide de classifications telles que GENERALNOT.
• Notifications DEHú↗: Autorisez votre mandataire à recevoir des communications officielles par voie électronique en votre nom.
• REA (Registro Electrónico de Apoderamientos)↗: Un registre national des procurations administratives auprès des ministères et organismes publics.
• Plateforme Apodera↗: Attribuez ou révoquez une représentation administrative via le portail gouvernemental.

Ces registres simplifient la gestion des dossiers et accélèrent l'intervention des mandataires dans les délais serrés.

Si vous ne pouvez pas vous présenter en personne, votre représentant peut déposer, signer, récupérer ou communiquer avec l'Extranjería si ses pouvoirs l'autorisent.

Certains bureaux d'immigration peuvent exiger une preuve de l'autorité de votre mandataire (bastanteo de poderes). Par conséquent, utilisez une formulation précise dans le document pour éviter tout rejet.

Exemple: Lucas, résidant à l'étranger, a donné une procuration limitée à son avocat madrilène pour le renouvellement de son mandat. L'avocat a finalisé la procédure sans que Lucas ait à revenir.

Vous devez connaître les pièges et les risques courants des procurations :

• Pouvoirs excessivement larges : Une procuration générale ou « universelle » donne à votre mandataire une trop grande latitude pour agir au-delà de vos intentions. Évite-le, sauf nécessité absolue.
• Abus ou mauvaise utilisation : Le mandataire doit gérer vos activités avec prudence et rendre compte des actes qu'il accomplit en votre nom. En cas de fraude ou d'abus, vous pouvez contester la procuration en justice.
• Documents falsifiés : Certaines ventes immobilières frauduleuses ont été réalisées à l'aide de procurations falsifiées, entraînant des pertes considérables.
• Substitution d'agent : Certaines procurations permettent à votre mandataire de désigner une autre personne à moins que vous ne l'interdisiez explicitement, ce qui peut entraîner une délégation non souhaitée.
• Autorité au-delà des capacités : Si vous n'avez pas les capacités mentales requises au moment de la signature, les tribunaux peuvent invalider la procuration.
• Rejet du registre : Les organismes administratifs et gouvernementaux peuvent rejeter une procuration si le document utilise un langage vague, manque de notarisation ou manque de « bastanteo de poderes ».
• Erreurs de langue et de traduction : De mauvaises traductions ou une non-conformité avec la législation espagnole peuvent entraîner un rejet.
• Surveillance de l'expiration ou de la révocation : Une procuration non révoquée lorsqu'elle n'est plus nécessaire peut continuer à conférer une autorité inutilement. Veillez à la révoquer une fois terminée.

Une procuration reste valable jusqu'à sa révocation, son exécution ou son expiration. Elle prend également fin automatiquement en cas de décès ou de perte de capacité, sauf s'il s'agit d'un Pouvoir préventif.

Vous pouvez désormais révoquer une procuration en ligne ou en personne :

Révocation en ligne

• Portail Notarial del Ciudadano↗ : Connectez-vous avec votre certificat numérique et demandez une Revocación. Le notaire confirme et émet un acte de révocation numérique.
• Agence fiscale↗ ou Apodera↗ : Accédez au registre où votre procuration est enregistrée et sélectionnez « Revocación de poder ». La modification prend effet immédiatement.

En personne chez un notaire

Si votre procuration a été émise sur papier, rendez-vous chez un notaire espagnol et signez un acte de révocation (escritura de revocación). Munissez-vous de votre passeport ou de NIE (Numéro d'Identification d'Étranger) et des détails de la procuration originale.

Informez toujours votre représentant et toutes les institutions où la procuration a été enregistrée afin d’éviter toute utilisation ultérieure.

Nomades numériques

Vous vous déplacez souvent à l'étranger et dépendez des interactions à distance. Votre procuration doit inclure l'accès aux portails administratifs, aux dépôts en ligne et aux notifications électroniques (DEHú). Inscrivez-la au registre de l'administration fiscale espagnole afin que votre agent puisse gérer les tâches fiscales et de conformité en toute transparence.

Retraités

Vous devez anticiper d'éventuelles baisses de capacité. Une procuration préventive garantit le maintien des pouvoirs de votre agent en cas de perte de capacité. Incluez les autorisations pour les soins de santé, les services bancaires et la gestion immobilière. Consultez-la régulièrement pour la maintenir à jour.

Investisseurs immobiliers

Déléguez les pouvoirs de signature des actes, d'enregistrement des titres, de paiement de l'impôt foncier (IBI) et de gestion des services publics. Ajoutez une clause de preuve de pouvoir (bastanteo de poderes) pour faciliter l'acceptation par les registres et les notaires. Soyez particulièrement prudent concernant les clauses de substitution ou de délégation d’agent, certains notaires autorisent votre agent à désigner un remplaçant, voire l'interdisent, ce qui peut être indésirable.

Familles / Héritiers

Déléguez vos responsabilités en matière de déclarations de succession, de déclarations fiscales et de transmission de patrimoine. Choisissez un représentant intègre et compétent pour minimiser les conflits familiaux.